Hvilke værktøjer bruger de mest effektive arkitektkontorer? Vi har spurgt arkitekter i Skandinavien og Storbritannien.
En af de ting, der virkelig gør en forskel i, hvor effektivt de arbejder, er brugen af projektskabeloner. Ved at bruge projektskabeloner forbedrer arkitekterne deres arbejdsmåde ved at spare tid, øge kvaliteten og forbedre samarbejdet. I denne artikel vil vi fortælle dig, hvordan du arbejder med projektskabeloner, hvad de bør indeholde, og vi vil give dig eksempler på ægte projektskabeloner, der er blevet brugt af vores kunder.
Indhold
PS! Milient har lavet en gratis skabelon til projekttilbud, som du kan downloade og bruge. Find skabelonen her.
Det er faktisk muligt at bruge mindre end 10 minutter på at starte et nyt projekt
Det kan være tidskrævende at sætte et nyt projekt i gang - det ved alle, der arbejder på et arkitektkontor. Man skal have alle tidsplaner, budgetter, opgaver og rutiner med, og man skal have input fra alle nøglepersoner. Ved at bruge projektskabeloner kan du skære drastisk ned på denne tid.
En projektskabelon giver dig en struktureret ramme, der indeholder alle de nødvendige elementer i projektet. Når denne struktur allerede er på plads, kan nye projekter oprettes med meget få tastetryk. Næsten alle i virksomheden kan oprette et nyt projekt, så man undgår misforståelser og forglemmelser.
Her er grundene til, at projektskabeloner er geniale:
-
Alle, der er involveret i projektet, sparer tid. Især den person, der er ansvarlig for at oprette projekter.
-
Kvaliteten af arbejdet øges: Projektet er sat korrekt op fra starten, intet bliver glemt.
-
Bedre workflow, færre misforståelser: Alle involverede har en klar plan for, hvad der skal ske.
-
Mindre personafhængig: Uanset om du er ny eller erfaren i virksomheden, er alle i stand til at oprette projekter ved hjælp af skabelonerne.
-
Økonomisk kontrol hele vejen: Du kan indtaste et budget for hver fase af projektet. Hvis der sker noget uforudset, er det lettere at justere, hvor det er nødvendigt.
-
Korrekt rapportering til ledelsen: Når projektet er oprettet med alle de obligatoriske felter i skabelonen, er du sikker på, at de indtastede data er korrekte, hvilket resulterer i nøjagtige og pålidelige rapporter til ledelsen.
De vigtigste komponenter, der bør indgå i skabelonen
I de fleste arkitektfirmaer er de elementer, der skal indgå i projekter, ofte ret faste, og det er netop derfor, projektskabeloner er så nyttige. Det kan være en god idé at oprette flere skabeloner baseret på de forskellige typer projekter, du har - f.eks. evaluering af nybyggeri, landskab og offentlige bygninger.
Her er de elementer, der bør indgå i en projektskabelon:
-
Projektfaser (f.eks. forprojekt, forundersøgelse, skitseprojekt osv.)
-
De opgaver, der indgår i hver projektfase
-
Rutiner for, hvordan opgaverne skal udføres
-
Tjeklister, der giver overblik over, hvad der er blevet gjort
-
Prismodeller for hver fase
-
Notifikationer for opnået niveau af timer/omkostninger
-
Risikoanalyse og afvigelseskontrol
Eksempler på projektskabeloner fra rigtige arkitektfirmaer
Milient er et projektsystem skabt af arkitekter - til arkitekter. Det er derfor, arkitektvirksomheder i hele Skandinavien bruger vores projektstyringssoftware. I årenes løb er der oprettet utallige projektskabeloner i Milient, og vi er glade for at kunne dele nogle eksempler, som vores kunder har brugt:
- Projektskabelon fra et svensk arkitektkontor
- Projektskabelon fra et norsk arkitektkontor
- Projektskabelon fra et britisk britisk arkitektkontor (følger RIBA's trin)
NB! Oplysningerne i skabelonerne er anonymiseret for at beskytte vores kunders fortrolighed.
Anbefalinger fra eksperterne om, hvad du ikke skal inkludere i din projektskabelon
Selv om projektskabeloner er et stærkt værktøj til at sikre en struktureret og effektiv projektopstart, er det vigtigt at vide, hvad der ikke bør indgå i skabelonerne. At overbelaste projektskabeloner med for mange detaljer kan faktisk ødelægge deres formål. Her er nogle anbefalinger fra eksperterne om, hvad du bør undgå at inkludere i dine projektskabeloner:
Detaljerede tidsestimater
Tidsestimater varierer ofte betydeligt fra projekt til projekt, afhængigt af specifikationer og krav. At inkludere faste tidsestimater i en projektskabelon kan derfor være misvisende og give et falsk indtryk af tidsforbruget. Det er bedre at lade projektlederen tilpasse tidsestimaterne ud fra det enkelte projekts specifikke behov.
Specifikke projektressourcer
Navne på specifikke personer eller teams bør ikke medtages i projektskabelonen, da ressourcer kan ændre sig over tid. Hold skabelonerne generelle ved at henvise til roller (f.eks. projektleder, arkitekt, ingeniør) i stedet for specifikke navne.
Projektspecifikke mål
Projekter har ofte unikke mål og succeskriterier, som ikke nødvendigvis gælder for andre projekter. De bør derfor ikke indgå i skabelonerne, men defineres individuelt for hvert projekt.
Er du klar til at forbedre projektstyringen i din arkitektvirksomhed?
Brug af projektskabeloner kan virkelig revolutionere den måde, arkitektvirksomheder arbejder på, ved at spare tid, øge kvaliteten og forbedre samarbejdet. Ved at implementere disse skabeloner kan din virksomhed standardisere processer, reducere risikoen for fejl og sikre, at alle projekter starter på den rigtige måde.
Få mere information om, hvordan Milient kan gavne arkitekter her.
Du kan også downloade Milients gratis skabelon til projekttilbud og se, hvordan den kan hjælpe dig med at sætte tilbud op hurtigere og mere præcist. Se alle guides
