Prosjektmaler: Sånn starter du et nytt prosjekt på under 10 min

Hvilke verktøy bruker de mest effektive arkitektkontorene? Vi har spurt arkitekter i Skandinavia og Storbritannia.

Noe av det som virkelig utgjør en forskjell i hvor effektivt de arbeider er prosjektmaler. Å bruke prosjektmaler forbedrer måten arkitekter arbeider på, ved å spare tid, øke kvaliteten og forbedre samarbeidet. I denne artikkelen skal vi fortelle hvordan du jobber i prosjektmaler, hva den bør inneholde og du får se eksempler på ekte prosjektmaler som er brukt av kundene våre.

Innhold

1. Grunnene til at prosjektmaler er geniale
2. Hovedkomponentene som bør være
3. Eksempler på prosjektmaler
4. Hva du ikke bør ha med 

PS! Vi har laget en gratis mal for prosjekt-tilbud du kan laste ned. Finn malen her.

Det er faktisk mulig å bruke under 10 min på å starte et nytt prosjekt

Å sette opp et nytt prosjekt kan være tidkrevende – dette vet alle som jobber på arkitektkontor. Du må få med alt av tidsplaner, budsjetter, oppgaver og rutiner, samt samle innspill fra alle nøkkelpersoner. Ved å ta i bruk prosjektmaler kan du kutte ned denne tidsbruken drastisk.

En prosjektmal gir deg et strukturert rammeverk som inneholder alle de nødvendige elementene i prosjektet. Når denne strukturen allerede er på plass, kan nye prosjekter settes opp med svært få tastetrykk. Nesten hvem som helst i selskapet kan sette opp et nytt prosjekt, og man unngår misforståelser og forglemmelser.

Her er grunnene til at prosjektmaler er genialt:

• Alle involvert i prosjektet sparer tid. Spesielt personen som er ansvarlig for å sette opp prosjekter.

• Kvaliteten på arbeidet øker: Prosjektet blir satt opp riktig fra start, ingenting blir glemt.

• Bedre arbeidsflyt, færre misforståelser: Alle involverte har en klar plan for hva som skal foregå.

• Mindre personavhengig: Uansett om man er fersk eller erfaren i selskapet, er alle i stand til å sette opp prosjekter ved hjelp av malene.

• Økonomisk kontroll hele veien: Du kan legge inn budsjett for hver fase i prosjektet. Om det skjer noe uforutsett er det enklere å justere der det behøves.

• Korrekt rapportering til ledelsen: Når prosjektet er satt opp med alle obligatoriske felt i malen, er man sikret at inn-data er riktig, noe som resulterer i nøyaktige og pålitelige rapporter til ledelsen.

   

  
  

  

Hovedkomponentene som bør være med i malen

I de fleste arkitektfirmaer er det ofte ganske fastsatt hvilke elementer som skal være med i prosjektene, og det er nettopp derfor prosjektmaler er så nyttige. Det kan være lurt å sette opp flere maler basert på de forskjellige typene prosjekter man har – for eksempel nybygg, landskap, og offentlig bygningsevaluering.

Her er elementer som bør legges inn:

• Prosjektfasene (f.eks. forprosjekt, mulighetsstudie, skisseprosjekt etc.)

• Oppgavene som inngår i hver prosjektfase

• Rutiner for hvordan oppgavene skal gjøres     

• Sjekklister som gir oversikt over hva som er utført

• Prismodeller for hver fase

• Varslinger for oppnådd nivå av timer/kostnader

• Risikoanalyse og avvikskontroll

Eksempler på ekte prosjektmaler fra arkitektkontorer

Milient er et prosjektsystem skapt av arkitekter – for arkitekter. Derfor bruker arkitektkontorer over hele Skandinavia vårt prosjektstyringssoftware. Gjennom årene har utallige prosjektmaler blitt satt opp i Milient, og her er eksempler fra kundene våre:

• Prosjektmal fra norsk arkitektkontor
• Prosjektmal fra svensk arkitektkontor
• Prosjektmal fra britisk arkitektkontor (følger RIBA-stadiene)

NB! Informasjonen i malene er anonymisert for å beskytte våre kunders konfidensialitet.

Anbefalinger fra ekspertene om hva du ikke bør ha med i prosjektmalen

Selv om prosjektmaler er et kraftig verktøy for å sikre en strukturert og effektiv prosjektoppstart, er det viktig å vite hva som ikke bør inkluderes i malene. Å overbelaste prosjektmalene med for mange detaljer kan faktisk motvirke deres hensikt. Her er noen anbefalinger fra ekspertene om hva du bør unngå å inkludere i prosjektmalene:

Detaljerte timeestimater

Timeestimater varierer ofte betydelig fra prosjekt til prosjekt, avhengig av spesifikasjoner og krav. Å inkludere faste timeestimater i en prosjektmal kan derfor være misvisende og gi et feilaktig inntrykk av tidsforbruket. Det er bedre å la prosjektlederen tilpasse timeestimatene basert på de konkrete behovene i hvert prosjekt

Spesifikke prosjektressurser

Navn på spesifikke personer eller team bør ikke inkluderes i prosjektmalen, da ressurser kan endres over tid. Hold malene generelle ved å referere til roller (som prosjektleder, arkitekt, ingeniør) i stedet for konkrete navn.

Projektspesifikke mål

Prosjekter har ofte unike mål og suksesskriterier som ikke nødvendigvis gjelder for andre prosjekter. Disse bør derfor ikke inkluderes i malene, men heller defineres individuelt for hvert prosjekt.

Er du klar til å forbedre prosjektstyringen i ditt arkitektfirma?

Å bruke prosjektmaler kan virkelig revolusjonere måten arkitektfirmaer arbeider på, ved å spare tid, øke kvaliteten og forbedre samarbeidet. Ved å implementere disse malene kan ditt firma standardisere prosesser, redusere risikoen for feil og sikre at alle prosjekter starter på riktig fot. 

Se videoer av hvordan Milient fungerer

Du kan også laste ned Milients gratis mal for prosjekt-tilbud og se hvordan det kan hjelpe deg å sette opp prosjekter raskere og mer nøyaktig.

Finn annet nyttig innhold du kan laste ned for å lære å arbeide smartere på vår guide-side.