Ingen tycker att det är särskilt roligt att hantera utlägg och reseräkningar. Vi har alla rotat igenom våra väskor och fickor för att hitta skrynkliga kvitton från månader tillbaka. Det tar tid och det är lätt att glömma.
Lyckligtvis har digitala lösningar gjort det mycket enklare att registrera utlägg, men fram tills juli 2024 har det varit ett krav att företaget också ska ta hand om papperskvittot. Men inte längre!
Den nya lagen förenklar hanteringen av papperskvitton
Enligt de tidigare bokföringsreglerna skulle företag spara kvitton i fysisk form. Nu tas kravet på detta bort. Istället räcker det nu att alla kvitton och fakturor sparas digitalt. Detta gäller alltså oavsett om kvittot var digitalt från början eller om du fick det i pappersformat.
I praktiken innebär detta att du bara behöver spara en bild av ditt papperskvitto genom att till exempel scanna eller fotografera det och sedan lämna det till ditt företag för lagring. Originalkvittot i sin tur kan du nu mera slänga så snart du lämnat in bilden/filen.
Den ny lagen trädde i kraft 1 juli 2024 och de nya reglerna kommer enligt regeringen att spara svenska företag 3,9 miljarder kronor per år (externa länkar: Regeringen.se).
Det är enkelt att komma igång med en bra lösning för digital utläggshantering
På Milient har vi bland annat tagit fram en lösning som gör det superenkelt för både anställda, ledning och revisor att hantera utlägg och reseräkningar. När du har gjort ett utlägg tar du helt enkelt en bild på kvittot med din mobiltelefon, och skickar informationen direkt in i projektsystemet. När utlägget har lämnats in godkänner chefen/eller annan ansvarig det och därefter kan det gå vidare till redovisningssystemet. Det blir inte lättare!
Bilden av ditt kvitto knyts till din utläggsregistrering och sparas i systemet. Lagringen av dessa bilder sker självklart under lång tid för att leva upp till de lagkrav som finns. Så det blir lätt att göra rätt och du slipper tid- och utrymmeskrävande hantering av papperskvitton.
Samtliga av Milients lösningar för tidrapportering kan hantera digitala utlägg, läs mer om utläggshantering här eller prata med en av våra experter.
