Bedre sikkerhet i arbeidet
– Nå kan vi jobbe mer effektivt og presist. Det føles sikrere, fordi det rett og slett er færre ting som glipper. Det har Milient sørget for.
Det sier Sten Kristian Schiøtz Solseth, tidligere ansatt i Aase Gruppen. Han hadde en sentral rolle i overgangen til Milients prosjektstyringsverktøy, Moment.
Til skyene med Milient
Aase Gruppen har i dag i overkant av 60 ansatte og består av 3 selskaper: Aase Prosjekt AS, Aase Teknikk AS og Aase Utvikling AS. Denne bedriftsstrukturen klarte ikke det forrige systemet å håndtere på noen god måte, og mye tid forsvant i oppfølging og kvalitetssikring.
– Vi brukte unødvendig mye tid på oppfølging, kvalitetssikring og utarbeidelse av rapporter og prognoser med de gamle systemene våre. For å nevne noe. Nå er absolutt alt mye enklere, sier Tone Berg, Office Manager i Aase Gruppen.
Sten nikker samtykkende.
– Og en av de mer betydningsfulle endringene er overgangen til en skyløsning. Dette gjør at utviklingsprosesser går raskere, og det ble enklere å få gjennom endringer basert på våre behov og ønsker, sier han.
En sikrere hverdag med Milient
Med Milient i ryggen håndterer Aase Gruppen timeføring, fakturering, utlegg, oppfølging av prosjekter og ressursplanlegging med enkle tastetrykk. I tillegg benytter de HR-modulen som ivaretar all ansattinformasjon på ett sted.
– Rent sikkerhetsmessig er det en fordel å ha ansattinformasjonen samlet på ett sted. Da slipper du å huske å slette det i alle Excel-arkene, sier Schiøtz Solseth og fortsetter:
– Ellers er det en stor endring at vi nå har enkel tilgang til nøkkeltall og prognoser. Tidligere føltes det som en mer usikker prosess, fordi vi måtte eksportere tall og lage analyser selv. Nå kan vi enkelt hente ut viktige nøkkeltall basert på ønsker og behov, og få dem presentert med en gang. Det er presist. Og det er heller ikke en stor jobb å gjøre det, fordi det er intuitivt å gjøre ønskede uttrekk fra databasen.
Berg er enig, og løfter også fram forbedringene som de opplever med tanke på regnskap og fakturering. Det tidligere systemet snakket verken med økonomi- og lønnsprogrammet eller banken til Aase Gruppen. Nå er alt mer “sømløst”.
– Tidligere hadde vi mange manuelle løsninger som var mer tidkrevende og som gav rom for feilkilder, men når systemene er samlet på en plass, så kan vi jobbe mye mer effektivt, legger Berg til.
Aase Gruppens 5 tips for å sikre en vellykket overgang til nytt system
Å bytte systemer i en stor bedrift er ikke gjort i en håndvending, men Aase Gruppen gjorde det med stil. Her er deres råd om hvordan du kan sikre en så smidig overgang som mulig til et nytt system:
1. Få hjelp fra en ekstern partner
- Hadde det ikke vært for at vi hadde hjelp fra en ekstern aktør, tror jeg ikke det hadde fått den gode forankringen internt. Det krever 100 % fokus", slår Schiøtz Solseth fast.
2. Inkluder ansatte fra ulike deler av organisasjonen i prosjektgruppen
Ikke bare engasjerte Aase Gruppen en konsulent for å lede hele prosessen, men de hadde også en prosjektgruppe med ansatte fra ulike deler av organisasjonen.
3. Utarbeid en grundig behovsbeskrivelse
- Forarbeidet med å lage en behovsbeskrivelse, er helt sentralt for at man skal klare å lande riktig, sier Schiøtz Solseth
4. Sett av tilstrekkelig med tid internt for overgangsfasen
Solseth og Berg understreker at overgangsfasen krever krever en del tid, og at det er viktig å sette av nødvendig tid og rom til å prioritere prosessen internt.
5. Velg en systemleverandør som forstår dine behov
- Det var en trygghet at Milient kjente våre behov, og at det var mulig å komme med ønsker og individuelle tilpasninger av systemet som var tilpasset Aase Gruppen. Hele prosessen skapte tillit og et godt grunnlag for videre samarbeid, avslutter Berg.
Sten Schiøtz Solseth
Tidligere administrasjonssjef i Aase Gruppen
Smak på fordelene med sømløs prosjektflyt!
Få full kontroll over prosjektene og ressursene dine med et komplett driftsverktøy. I Milient samler du prosjektstyring, tidsstyring, ressursplanlegging og fakturering i ett system.
Hør erfaringene fra andre brukere av Milient
Andre i samme bransje som oss ga oss veldig gode tilbakemeldinger om Milient. Det betydde mye!