I projektbaserade företag där tid är pengar kan icke-fakturerbara timmar i tysthet undergräva lönsamheten. Att effektivt hantera användningen av interna timmar är avgörande för att upprätthålla din verksamhets finansiella hälsa.
I den här artikeln går vi igenom strategier för att inte bara identifiera utan också minska antalet icke-fakturerbara timmar, så att du får verktyg för att förbättra produktiviteten och slutresultatet. Följ med oss när vi utforskar praktiska steg för att effektivisera interna processer och förbättra effektiviteten i hela företaget.
Psst! De strategier som vi presenterar i den här artikeln är en del av vår mer omfattande guide för att kartlägga intäktsläckage i projektorienterade företag. Kolla in hela guiden
Undersök timmarna som de anställda har registrerat
För att kunna börja optimera interna aktiviteter är det viktigt att förstå hur tidsallokeringen ser ut inom företaget. Börja med att granska de timmar som de anställda registrerar, och ägna särskild uppmärksamhet åt de timmar som inte är relaterade till kundarbete. Analysera tidrapporterna och diskutera med personalen för att ta reda på vad som ligger bakom dessa registreringar. Finns det mönster eller frekventa aktiviteter som bidrar till en stor andel av de interna timmarna? Att samla in dessa uppgifter är det första steget mot att avgöra vilka aktiviteter som är nödvändiga och identifiera områden som kan effektiviseras eller tas bort.
Identifiera och kategorisera icke-fakturerbara aktiviteter
När du har granskat de registrerade timmarna är nästa steg att skapa tydliga kategorier för olika typer av interna aktiviteter. Vanliga klassificeringar kan vara
- Kompetenshöjning
- Utbildning
- Administration
- Inaktiv tid
Kategoriseringen klargör inte bara syftet med varje interntimme utan underlättar också en mer systematisk tidsregistrering från medarbetarnas sida. Detta strukturerade tillvägagångssätt gör det möjligt för ledningen att genomföra en detaljerad analys av trender i tidsanvändningen och identifiera områden som kräver åtgärder. Ett högt antal timmar som läggs på IT-relaterade frågor kan till exempel tyda på att det behövs bättre utrustning eller ytterligare utbildning för personalen.
Fastställa tydliga riktlinjer för användning av interna timmar
Med en tydlig förståelse för hur de interna timmarna används är det dags att fastställa riktlinjer som definierar vad som är acceptabel användning av denna tid. Det är viktigt att kommunicera till medarbetarna vad som utgör nödvändiga och fördelaktiga interna aktiviteter - t.ex. professionell utveckling och utbildning - och samtidigt motverka överdriven tid för administrativa uppgifter eller inaktiva perioder. Målet är att anpassa medarbetarnas användning av interntid till företagets strategiska mål och se till att varje icke-fakturerbar timme tillför värde till företaget.
Implementera verktyg och processer för effektivitet
Effektiviteten i registrering och hantering av interna timmar kan förbättras avsevärt genom att implementera gemensamma verktyg och processer. När alla på byrån använder samma system effektiviseras inte bara den administrativa arbetsbördan, utan även kvaliteten och enhetligheten i de uppgifter som samlas in. Ett sådant enhetligt tillvägagångssätt är nyckeln till att få korrekta insikter i den interna tidsåtgången och fatta välgrundade beslut för att optimera den.
Upptäck hur Milients system samlar viktiga funktioner i en och samma plattform. Detta säkerställer ett sammanhängande arbetsflöde, effektiviserar övervakning av projektförloppet och förenklar analysen av trender inom tidsåtgång.
Kommunicera riktlinjerna till personalen
En framgångsrik implementering av nya metoder är i hög grad beroende av tydlig kommunikation och omfattande utbildning. Engagera dina medarbetare genom att berätta om framstegen och bakgrunden till optimeringen av den interna arbetstiden. Det här steget är avgörande för att få medarbetarna med på tåget och främja en kultur av ständiga förbättringar inom företaget.
Analysera regelbundet den tid som läggs på interna uppgifter
Ständiga förbättringar kräver regelbunden analys och utvärdering. Håll ett vakande öga på hur de interna timmarna används inom företaget. Regelbunden analys gör det möjligt att identifiera trender, bedöma hur effektiva de implementerade strategierna är och göra nödvändiga justeringar. Denna fortlöpande granskning kommer att säkerställa att företaget håller sig på rätt spår när det gäller att minska antalet icke-fakturerbara timmar och öka den totala produktiviteten.
