I prosjektbaserte selskaper der tid er penger kan andelen ikke-fakturerbare timer undergrave lønnsomheten, ofte uten at man merker hvor stor effekt det faktisk har. Bevisst styring av bruken av interne timer er avgjørende for å opprettholde virksomhetens økonomiske helse.
Denne artikkelen tar for seg strategier for ikke bare å identifisere, men også redusere bruken av interne timer. Vi gir deg praktiske tiltak for å forbedre produktiviteten og bunnlinjen – anvendelig for alle som jobber i prosjekt-orienterte virksomheter.
Psst! Strategiene vi presenterer i denne artikkelen er en del av vår mer omfattende guide til kartlegging av inntektslekkasjer i prosjektorienterte virksomheter. Sjekk ut hele guiden
Undersøk de loggførte timene
For å begynne å optimalisere bruken av interne timer er det avgjørende å forstå hvordan tidsbruken i bedriften ser ut i dag. Begynn med å undersøke timene som de ansatte loggfører, og vær spesielt oppmerksom på de timene som ikke er relatert til kundearbed.
Analyser timelistene, og snakk med de ansatte for å avdekke hva som ligger bak disse oppføringene. Finnes det mønstre eller hyppige aktiviteter som bidrar til en stor andel av de interne timene? Å samle inn disse dataene er det første steget mot å finne ut hvilke aktiviteter som er nødvendige, og hvilke områder som med fordel kan effektiviseres eller fjernes.
Identifiser og kategoriser interntiden
Når du har undersøkt de loggførte timene, er neste trinn å opprette forskjellige kategorier for ulike typer interne aktiviteter. Vanlige klassifiseringer kan omfatte
- Kompetanseheving
- Opplæring
- Administrasjon
- Nedetid
Kategorisering tydeliggjør ikke bare formålet med hver interne time, men legger også til rette for en mer systematisk loggføring av de ansattes tidsbruk. Denne strukturerte tilnærmingen gjør det mulig å foreta en detaljert analyse av trender i tidsbruken og identifisere områder som krever tiltak. For eksempel kan et høyt antall timer brukt på IT-relaterte problemer være et tegn på at det er behov for bedre utstyr eller ekstra opplæring for de ansatte.
Fastsett klare retningslinjer for intern tidsbruk
Med en klar forståelse av hvordan de interne timene brukes, er det på tide å etablere retningslinjer som definerer hva som er akseptabel bruk av denne tiden. Det er viktig å kommunisere til de ansatte hva som er nødvendige og nyttige interne aktiviteter - for eksempel faglig utvikling og opplæring - samtidig som man fraråder at de bruker for mye tid på administrative oppgaver eller inaktive perioder. Målet er å tilpasse de ansattes bruk av interntid til selskapets strategiske mål, slik at hver eneste ikke-fakturerbare time tilfører verdi til bedriften.
Implementering av verktøy og prosesser for effektivitet
Effektiviteten i loggføringen og håndteringen av interne timer kan forbedres betydelig ved å implementere enhetlige verktøy og prosesser. Når alle i firmaet bruker de samme systemene, effektiviserer det ikke bare den administrative arbeidsmengden, men det forbedrer også kvaliteten på dataene som samles inn. En slik enhetlig tilnærming er nøkkelen til å få nøyaktig innsikt i den interne tidsbruken og ta velbegrunnede beslutninger for å optimalisere den.
Oppdag hvordan Milients system samler viktige funksjoner i én praktisk plattform. Dette sikrer en sammenhengende arbeidsflyt, effektiv kontroll på prosjektfremdriften og forenkler analysen av trender i tidsbruken.
Kommuniser retningslinjene til de ansatte
En vellykket implementering av en ny praksis er i stor grad avhengig av tydelig kommunikasjon. Engasjer de ansatte ved å dele begrunnelsen bak optimaliseringen av interne timer. Dette er avgjørende for å sikre oppslutning og fremme en kultur for kontinuerlig forbedring i firmaet.
Analyser bruken av interntid regelmessig
Kontinuerlig forbedring krever regelmessige analyser og vurderinger. Følg nøye med på hvordan de interne timene brukes i firmaet. Regelmessige analyser gjør det mulig å identifisere trender, vurdere effektiviteten av implementerte strategier og foreta nødvendige justeringer. Denne kontinuerlige kontrollen vil sikre at firmaet holder seg på rett spor når det gjelder å redusere ikke-fakturerbare timer og øke den generelle produktiviteten.
