I Moment får jeg svar på alt på ett sted

HLM Arkitekter bruker produktet Moment, som nå er en del av Milients merkevare.

Kari Liljebäck jobber i administrasjonen hos HLM og gjør alt arbeidet "bak kulissene", blant annet oppfølging av timeføring, fakturering og regnskap. Hun forteller oss at HLM opplevde store utfordringer med sitt tidligere prosjektstyringssystem.

“De gangene vi støtte på et problem og gjerne ville ha det løst, så var det ikke så veldig ofte vi fikk den hjelpen vi trengte – i alle fall ikke tidsnok. Det ble mange halvveis løsninger før du kom videre.”

Systemet holdt ikke mål. Det var mange manuelle oppgaver og liten grad av automasjon. De ansatte hadde hele tiden problemer og spørsmål til et system de hadde brukt i årevis.

Overgangen til Milient

Etter at HLM fikk besøk av daglig leder i Milient og ble presentert for løsningen, gikk det opp for dem at mange av arbeidsoppgavene kunne gjøres mye enklere. “Vi merket at han visste hva han pratet om, og følte at her har vi noe å hente”.

Våren 2019 vinket de omsider farvel til sitt gamle system og steg ombord i Milient. Med personlig opplæring på sitt kontor i Bergen fikk de gode forutsetninger til en smidig oppstart.

“Jeg opplevde overgangen som veldig grei!” forteller Kari. 

Kari hører veldig lite fra sine kolleger om Milient, noe hun oppfatter som noe positivt. “Programmet er lettere å forstå. Da vi hadde opplæringen her på kontoret lærte de ansatte seg Moment kjapt og greit.”

Kari har en klar oppfatning av hvor Milient har hatt den største innvirkningen for henne: Fakturering og korrigering av timelister.

“Hvis vi har et prosjekt med tre deltakere, og en av dem har ført alle timene sine på forprosjekt, og de to andre på skisseprosjekt, og du vet at alle timer skal på sistnevnte, så er det bare å huke av og flytte timene over til rett aktivitet. Tidligere måtte vi låse opp timelisten til den det gjaldt og manuelt skrive inn timeføringene på nytt.”

Videre forteller Kari at hun gjerne brukte over én uke på å ferdigstille fakturering for forgående måned. Nå trenger hun bare 2-3 dager.

“At du får opp listen over alt som ligger klart til fakturering og kan gjøre korrigeringer underveis gjør ting veldig mye enklere.”

De store forandringene

Det at Kari nå finner alt hun trenger på ett sted og sparer tid gjør at de har blitt mer bevisste på verdien av gode data.

“Nå får vi ut riktige og oppdaterte data. Blant annet når det gjelder å holde oversikt på hvor mye vi har fakturert. Vi får de rapportene og dataen vi trenger for å holde oversikt. Det tror jeg har gjort oss mer opptatte og fokuserte på det.”

Det viktigste for Kari og HLM er at Milient er intuitivt og lett å bruke.

“Vi bruker mindre tid på fakturering og opplæring av av brukerne, og det er lettere for de som bare skal inn et par ganger om dagen eller uka. Man trenger ikke å sitte hele tiden og tenke hvordan ting skal gjøres.”

Det at medarbeiderne kan stille spørsmål om Milient, direkte fra programmet er også et stort pluss.

Personlig oppfølging

Den personlige oppfølgingen har betydd mye for Kari. At de fikk opplæring på stedet, og kan ringe når som helst når de trenger hjelp til noe.

Siden det er veldig enkelt for ansatte å melde fra om fremtidig fravær blir det enkelt å planlegge ressurser. Når noen ikke er ledig ser de det umiddelbart. De merker også at timeføringen har blitt enklere.