Hoe AEC-bedrijven veerkrachtig kunnen blijven naarmate projecten groter worden

Grootschalige projecten zijn altijd al complex geweest, maar de AEC-bedrijven van vandaag worden geconfronteerd met iets heel anders: voortdurende volatiliteit.

Vertragingen in de planning, gepauzeerde projecten, veranderende scopes, druk op tarieven en beperkte resources zijn niet langer incidentele verstoringen. Ze worden steeds meer onderdeel van de dagelijkse praktijk van architectuur- en ingenieursbureaus.

Tijdens een recent webinar, georganiseerd door RIBAJ in samenwerking met Milient, onderzochten experts uit de sector hoe bedrijven veerkracht kunnen opbouwen, overzicht kunnen verbeteren en besluitvormingsvertragingen kunnen verminderen bij het opschalen van projecten.

Eén boodschap sprong er duidelijk uit:

“The question isn’t whether disruption will happen. It’s how you plan for it.”

- Jules Olivier

De discussie bracht perspectieven uit onderzoek naar software, praktijkbeheer en projectleiderschap samen, waaruit bleek dat succesvolle schaalvergroting niet langer alleen draait om het binnenhalen van grotere projecten. Het gaat om het opbouwen van organisaties die bereid zijn zich aan te passen wanneer projecten onvermijdelijk veranderen.

Waarom projectverstoring de norm is geworden

Volgens Jules Olivier opereren veel bedrijven tegenwoordig in een omgeving waarin projectonderbrekingen en vertragingen eerder de norm dan een uitzondering zijn.

Projecten worden:

• Vertraagd
• In omvang teruggebracht
• Opgeschort
• Onverwacht geherfaseerd
• Verlengd zonder evenredige verhoging van de vergoeding
  

In combinatie met Gateway 2-druk, langere doorlooptijden en aanhoudende economische onzekerheid zorgt dit voor een domino-effect op:

• Resource planning
• Winstgevendheid
• Personeelsbezetting
• Cashflow
• Doorlooptijden van projecten
  

In plaats van te proberen onzekerheid volledig uit te bannen, moeten bedrijven steeds meer werken aan het verbeteren van hun reactiesnelheid op veranderingen.

Volgens Jules:

“Projects will pause. Scopes will change. Slow response is the real problem.”

Professor Jennifer Whyte onderstreepte dit idee vanuit het perspectief van onderzoek naar projectleiderschap en veerkracht. Ze beschreef projecten als inherent toekomstgericht, opererend in omgevingen die worden gekenmerkt door onzekerheid, technologische veranderingen en wisselende druk van belanghebbenden.

Haar vergelijking van projectleiderschap met de brandweer vatte deze mindset treffend samen:

“You don’t go into work hoping there’s going to be a fire, but you need to be ready if there is one.”

Paraatheid, in plaats van voorspelling, werd een van de centrale thema’s van het webinar.

De verborgen kosten van reactieve resourceplanning

Een van de belangrijkste operationele thema's van de sessie was de druk die wordt veroorzaakt door reactieve toewijzing van resources.

Wanneer projecten plotseling van richting veranderen, reageren veel bedrijven door teams snel te herverdelen zonder volledig zicht te hebben op:

• Commerciële impact
• Capaciteit in resources
• Prognosewijzigingen
• Pijplijn-risico’s

Zoals Jules Olivier uitlegde, leidt dit vaak tot de "vervorming van resources", waarbij teams feitelijk in het ongewisse blijven terwijl bedrijven wachten op duidelijkheid over projecttijdlijnen of goedkeuringen.

Het resultaat is vaak:

• Margeverlies
• Vertraagde facturering
• Overbelaste projectmanagers
• Tragere besluitvorming
• Extra kosten voor herstart en hermobilisatie

Een terugkerend punt tijdens het webinar was dat veel bedrijven niet per se onvoldoende plannen hebben, maar wel onvoldoende informatie beschikken.

Zonder een samenhangend overzicht van projecten, resources en financiële gegevens hebben bedrijven moeite om snelle, zelfverzekerde beslissingen te nemen wanneer de omstandigheden veranderen.

Platforms zoals Milient Project Flow zijn ontworpen om inzicht in projecten, resources en bedrijfsvoering op één plek samen te brengen, zodat teams sneller kunnen reageren wanneer projecttijdlijnen, personeelsbehoeften of commerciële omstandigheden onverwacht veranderen.

Waarom overzicht belangrijker is dan ooit

Tijdens het webinar kwam één uitdaging steeds weer naar voren: vertraging bij het nemen van beslissingen.

Wanneer projectplanning, beheer van resources en financiële gegevens verspreid zijn over losstaande systemen, hebben managementteams vaak moeite om snel genoeg het volledige operationele beeld te zien om proactief te kunnen reageren.

Verbonden overzicht stelt bedrijven in staat om:

• Commerciële risico's eerder te signaleren
• Nauwkeuriger te voorspellen
• Sneller resources te herverdelen
• Drukpunten binnen teams en projecten te identificeren
• Proactief in plaats van reactief te reageren
  

 Zoals Jules Olivier opmerkte:

“It’s not about eliminating uncertainty. It’s about reducing the gap between a signal coming in and forming a response.”

Jennifer Whyte benadrukte ook het belang van zichtbaarheid in complexe projectomgevingen, met name wanneer meerdere belanghebbenden, systemen en bestuursstructuren met elkaar samenwerken.

Ze verwees naar een uitspraak uit haar tijd in systeemintegratie:

“Buildings leak at the interfaces between contracts.”

Met andere woorden, operationele problemen ontstaan vaak niet door één enkele fout, maar door losstaande teams, gefragmenteerde processen en onduidelijke communicatie tussen verschillende delen van het project ecosysteem.

Geïntegreerd projectmanagement kan helpen om:

• Projectrisico's eerder te identificeren
• Beschikbaarheid van resources in real time te begrijpen
• Projectvoortgang consistent te volgen
• Beslissings vertraging tussen teams te verminderen

Het implementeren van veerkrachtige projectorganisaties

Een belangrijk thema tijdens de sessie was dat veerkracht niet toevallig ontstaat, maar bewust in de organisatie zelf moet worden ingebouwd.

Jennifer Whyte moedigde architectuur bedrijven aan om niet alleen na te denken over het ontwerpen van gebouwen, maar ook over het ontwerpen van aanpasbare organisaties die in staat zijn om met onzekerheid en complexiteit om te gaan.

Dit omvat:

• Voorbereiding inbouwen in operationele processen
• Samenwerking tussen teams verbeteren
• Duidelijkere besluitvormingsstructuren creëren
• Best-practices voor continu leren ontwikkelen
• Projecten proactief in plaats van reactief evalueren

Ze introduceerde ook het idee van "gesocialiseerd leiderschap", waarbij erkend wordt dat bij steeds complexere projecten leiderschap en besluitvorming niet bij één individu alleen kunnen liggen.

Naarmate projecten opschalen:

• Raken meer belanghebbenden betrokken
• Neemt technische coördinatie toe
• Worden tijdlijnen langer
• Worden risico's meer verspreid
  

Die complexiteit vereist dat organisaties dynamischer nadenken over hoe beslissingen worden genomen, gecommuniceerd en uitgevoerd.

Geleerde lessen uit snelle groei

Een van de meest praktische onderdelen van het webinar kwam van Rohan Kempadoo van John McAslan & Partners, die deelde hoe hij snel opschaalde nadat een projectplanning onverwacht veranderde.

Wat oorspronkelijk gepland was als een gefaseerd programma werd plotseling ingekort, waardoor meerdere grote projectfases tegelijkertijd moesten lopen.

Het resultaat was snelle operationele expansie.

Ze groeide binnen tien maanden van 42 naar 82 medewerkers.

Die groei zorgde voor onmiddellijke druk op:

• Werving
• IT-infrastructuur
• Kantoorruimte
• Softwarelicenties
• Onboarding
• Teamcultuur
• Facilitair beheer

Kempadoo legde uit dat onboarding alleen al meer dan 112 uur werk kostte.

Wat het meest opviel, was hoe opschaling operationeel van aard was in plaats van puur projectontwerp gerelateerd.

Zo waren er praktische kwesties rond:

• Capaciteit met betrekking tot werkplekken
• Toegangscontrole
• Hybride werken
• Infrastructuur voor thuiswerken
• Schoonmaakkosten
• Fietsenstalling
• Softwarelicenties
• Het behouden van culturele samenhang tijdens snelle groei

Een bijzonder waardevol inzicht was het belang van het handhaven van standaarden, zelfs wanneer groei versnelt:

“You can collapse schedules, but not standards.”

De sessie belichtte ook hoe snel cultuur kan verschuiven tijdens snelle groei als bedrijven niet doelbewust omgaan met onboarding, integratie en communicatie.

Kleinere architectenbureaus staan voor vergelijkbare uitdagingen 

Belangrijk is dat de discussie ook erkende dat deze uitdagingen niet beperkt zijn tot grote bureaus.

Voor zelfstandige beroepsbeoefenaars en kleinere studio's kan opschalen overweldigend aanvoelen, vooral wanneer operationele kennis grotendeels in het hoofd van één persoon zit.

Jules Olivier gaf een van de meest gedenkwaardige reflecties van het webinar:

“Psychologically, not think about it as you being the infinite resource.”

In plaats daarvan moedigde hij kleinere architectenbureaus aan om te ontwikkelen:

• Basale gewoonten in plannen
• Herhaalbare processen
• Eenvoudige routines
• Beperken van risico

Zelfs een minimale operationele structuur, betoogde hij, kan architectenbureaus helpen om duurzamer op te schalen na verloop van tijd.

Jennifer Whyte voegde toe dat samenwerkingsnetwerken kleinere architectenbureaus ook kunnen helpen om grotere kansen aan te grijpen zonder intern in hetzelfde tempo te hoeven opschalen.

Veerkracht begint vóór de crisis

Het webinar bevestigde dat volatiliteit van projecten niet langer een tijdelijk probleem is voor AEC-bedrijven, het wordt een kernonderdeel van de operationele uitdaging.

De architectenbureaus die het best gepositioneerd zijn voor groei, zijn niet per se degene die verstoring volledig vermijden, maar degene die in staat zijn om:

• Sneller te reageren
• Overzicht te verbeteren
• Vertraging van beslissingen te verminderen
• Aanpasbare systemen en processen op te bouwen
• Continu te leren van projecten en operaties
  

Naarmate projecten complexer worden en tijdlijnen blijven fluctueren, hangt veerkracht steeds meer af van voorbereiding, verbonden overzicht en proactieve besluitvorming.

Of, zoals Rohan Kempadoo concludeerde:

“Resilience comes through preparedness.”

Veelgestelde vragen

 Wilt u meer content zoals deze? Volg Milient: