Kollektivavtal är en viktig del för anställdas trygghet på arbetsplatsen, inte minst när det gäller ersättning. Men om du hanterar lön eller bemannar personal räcker det sällan med att sätta sig in i ett specifikt avtal. Med ett så stort antal olika kollektivavtal på den svenska marknaden är chansen stor att du har mer än ett kollektivavtal att ta hänsyn till. Då blir det också många olika villkor att hålla koll på för att säkerställa att man lever upp till det som avtalats. Men måste man sitta och tolka samma krångliga kollektivavtal varje gång? Det korta svaret är ja, men det är inte ett måste att det sker manuellt.
Vill du förenkla lönehanteringen? Läs mer om hur du kan göra det med Milient.
Ta inte kunskapen för givet
Det finns personer som har koll på ett eller flera kollektivavtals olika villkor, vissa kan dessa rent utav utantill. Men väldigt få, om ens någon, kan ha koll på alla. När kunskapen sitter i enskilda anställda kan den lätt försvinna från din verksamhet om någon t.ex. blir sjuk, är föräldraledig eller slutar.
Ett sådant kunskapstapp leder lätt till längre ledtider och större risk för misstag när villkoren ska tolkas. Inte minst då du inte kan vara säker på att ersättaren kan ta över direkt eller har exakt samma kunskap. Så vad kan man göra för att minska påverkan av detta? Det finns två alternativ.
1. Regelbunden utbildning
Utbildning är en väg att gå, men det är både tidskrävande och kostsamt att utbilda varje gång ett avtal uppdateras, nya villkor tillkommer eller en ny medarbetare börjar. Vi vet även att om man inte regelbundet friskar upp minnet så riskerar informationen att successivt glömmas bort. Det betyder att du ändå främst har koll på de kollektivavtal som just dina kunder har nu, även om utbildningen täcker fler.
Försök därför undvika förväntningar om att alla anställda ska kunna alla kollektivavtal efter en utbildning. Har ni många olika kollektivavtal kan du behöva se över om det ens är rimligt att en individ ska kunna samtliga lika bra. Kanske kan ni dela upp kunskapen i grupper istället? Att ställa rimliga krav minskar risken att det skapas stress och osäkerhet bland personalen.
2. Automatiserad tolkning av kollektivavtal
Automatisering är en eftertraktad lösning som används till mycket. I detta fall ger det dig en lösning som kan tolka på exakt samma sätt varje gång, och vars kunskap man med säkerhet vet stannar inom verksamheten. I dagens samhälle låter vi redan datorer hjälpa till med uppgifter som vi tidigare behövde slita med själva, så varför inte även detta? Låt oss titta på fördelarna.
Med Milient anger du villkoren för kollektivavtal och låter systemet göra beräkningarna. Vill du veta mer? Boka ett möte med en av våra byråexperter.
Fördelarna
Säkerställ kvaliteten i lönearbetet
Genom att låta ett system tolka villkoren och räkna ut ersättning kan du garantera att rätt ersättning betalas ut baserat på det som registreras. Du kan också vara säker på att tolkningen görs likadant varje gång och att inget missa.
Trygghet i lönehanteringen
Både anställda och löntagare kan känna sig trygga i att lönen blir korrekt. Samtidigt så kan cheferna vara säkra på att kunskapen finns kvar i verksamheten och att arbetet kan flyta på även om det sker förändringar i teamet.
Effektivitet: Hantera flera kollektivavtal samtidigt
Det är svårt för en människa att hinna kontrollera och hantera något lika snabbt som ett system. En digital lösning kan räkna ut, och räknar rätt, på samma tid som du hinner blinka. På det kan du lägga till att ett system kan hantera flera kollektivavtal samtidigt och hålla koll på var vilket ska användas. Den tid som du sparar på att låta systemet hantera de krångliga tolkningarna kan du istället lägga på annat, så som att bemanna ytterligare anställda, skapa fler löner, eller varför inte ta en kopp kaffe. Du vet själv hur du bäst behöver tiden.
Flexibilitet i hanteringen
När förändringar sker i avtalen behövs ingen upplärningstid eller utbildning. Allt du behöver göra är att ange vad de nya villkoren är och systemet anpassar sin uträkning direkt.
