Kender du til projektstyring i Kanban?
Når man arbejder projektbaseret, er der forskellige metoder til at arbejde effektivt – og en af de mest populære er Kanban. I denne artikel vil vi forklare, hvad Kanban er, og hvordan du opsætter en Kanban-tavle til dit projekt.
Essensen af Kanban
En af de mest kendte metoder til at arbejde effektivt på projekter er Kanban. Kanban er en dynamisk og fleksibel projektmodel, hvor flow er et centralt begreb: Kanban visualiserer arbejdsgangen i projektet på en overskuelig måde, noget som sikrer et godt samarbejde og åben kommunikation i projekterne.
I kanban arbejder man i et kontinuerligt flow, i modsætning til f.eks. Scrum metoden. I scrum arbejder du i klart definerede perioder, ofte 14 dage. I Kanban er der ikke sådanne begrænsede tidsperioder.
Psst! Download guiden 9 trin til vellykket projektledelse for at få tips til bedre projektstyring
Sådan fungerer Kanban
Udgangspunktet for projektledelse i kanban er en opgavetavle, som alle deltagerne i projektet har adgang til.
Hele arbejdsprocessen præsenteres visuelt på opgavetavlen, og der oprettes en kolonne for hvert trin i arbejdsgangen.
En kanban opgavetavles grundlæggende layout består af disse 3 kolonner:
- To do - opgaver som skal gøres (en form for backlog)
- Work in progress (WIP) - opgaver som er under arbejde
- Completed/Done - opgaver som er fuldført
Det er almindeligt at tilpasse kolonnerne til den arbejdsgang, man har i teamet. Man kan tilføje lige så mange kolonner, man vil. Det vender vi tilbage til senere i artiklen.
En post-it seddel til hver opgave
På Kanban-tavlen opretter du et "kort" eller en "note" til hver opgave i projektet. Hver note/opgave gennemgår trinene i projektet: Opgaven starter i kolonnen "To do" og trækkes over til næste kolonne, når nogen begynder at arbejde med opgaven. Når opgaven har gennemgået alle trin i processen, ender den til sidst i sidste kolonne: "Udført".
Sådan opsætter du Kanban-tavlen til dit projekt
På en Kanban-tavle kan du tilføje så mange kolonner, du vil, tilpasset dit teams arbejdsgang. Involver hele projektteamet, når du begynder at oprette en Kanban-tavle.
1. Start med at kortlægge den eksisterende arbejdsgang
For at finde ud af hvilke kolonner du skal have på Kanban-tavlen, skal du starte med at kortlægge arbejdsgangen i projektet. Det er vigtigt at præcisere, at din Kanban-tavle ikke skal give dig en ny måde at arbejde på – den skal snarere systematisere den arbejdsgang, du allerede har.
Identificer hvilke processer I har i projektet.
2. Lav en visuel præsentation af arbejdsgangen
Når du har defineret alle trinene, bør du opsætte en visuel præsentation af arbejdsgangen. Mange synes det er bedst at starte med at tegne trinene op på en whiteboard, og hænge post-it-sedler op med typiske arbejdsopgaver. Arbejdsgangen kan også tegnes op i et digitalt værktøj.
3. Lav kolonner for trinene i projektet
Når du har lavet et klart, visuelt billede af trinene i projektet, er det tid til at oprette specificerede kolonner til din Kanban-tavle. En Kanban-tavle kan bestå af få kolonner eller mange – det afhænger af, hvor kompleks din arbejdsgang er.
Et eksempel på et sæt kolonner kunne være: To do (planlagte opgaver), Brainstorming, Produktudvikling, Design, Brugertest, Gennemgang, Lancering og Fuldført.
Eksempel
Et typisk kolonnelayout for et designteam kan se sådan ud, sat op i Moment:
Design, produktion, levering, afsluttet.
Nøglen til effektivitet: Sæt en grænse for antallet af opgaver i WIP
En af de ting, der gør Kanban til en effektiv projektmetode, er, at man sætter grænser for antallet af opgaver, man kan have i hver "work in progress"-kolonne.
For eksempel kan du sætte en grænse på maksimalt fem opgaver i en kolonne. Det betyder, at hvis der allerede er fem opgaver i projektets "Test"-fase, skal du gennemføre mindst én af opgaverne, før du kan tilføje en ny opgave til test-fasen. Hvis en kolonne derimod næsten er tom, er det indlysende, at det er på tide at trække en ny opgave ind i den kolonne.
Antalsbegrænsningen i hvert trin af projektet er det, der gør Kanban til en effektiv måde at arbejde på. Det sikrer, at projektteamet får løst opgaver, og skubber dem frem i projektet, i stedet for at starte mange opgaver uden at færdiggøre dem.
Det anbefales at begynde at arbejde efter Kanban-metoden i en kort periode uden at sætte grænser for WIP, for at observere, hvordan arbejdet forløber. Når du har set, hvordan det går, kan du starte med en antalsbegrænsning. Det er almindeligt at starte med en begrænsning på 1-1,5 x antallet af ressourcer i hver kolonne. Juster tallet, efterhånden som du ser projektets fremskridt.
Antalsbegrænsningen gør flaskehalse synlige
Hvis opgaver hober sig op i en af kolonnerne på Kanban-tavlen, kan du hurtigt opfange det og se, hvad flaskehalsen er. På den måde kan du forbedre de områder af projektet, der ikke fungerer optimalt, og løse problemer, der får projektet til at stoppe. Det er også nemmere at se, om der er behov for at inddrage flere ressourcer i projektet.
Definer de ansvarlige personer i hvert trin i arbejdsgangen
Kanban-metoden faciliterer godt samarbejde og åben kommunikation i projektet ved at arbejde transparent med opgaverne: Alle medarbejdere kan se, hvilke opgaver der er på tavlen, og på hvilket trin i processen de er.
Det er vigtigt, at hver projektdeltager ved, hvilke trin i arbejdsgangen de er ansvarlige for. På denne måde bliver tilgængelige arbejdsopgaver tydelige på Kanban-tavlen.
Kanban sørger for et kontinuerligt flow i projektet
Arbejdsgangen skal fungere godt, når du arbejder med Kanban. Alle opgaver skal bevæge sig igennem de forskellige trin, for at de kan udføres på det rigtige tidspunkt.
Kanban giver også mulighed for fleksibilitet i projektet. Fordi alle i teamet til enhver tid har overblik over opgaverne i arbejdet (WIP), kan du springe til en anden opgave, der arbejdes med efter behov. Så længe du holder dig inden for grænsen for antallet af WIP'er.
Se, hvordan du opsætter en Kanban-opgavetavle i Moment:
Opsæt en kanban-tavle i Moment
I Moment kan du arbejde Kanban-baseret i vores opgavestyringsfunktion.
Her er det nemt at opsætte en opgavetavle tilpasset dit projekts arbejdsgang. Det er nemt at oprette de kolonner, du skal bruge, og kan trække opgaver frem, når de er afsluttet i én kolonne. Opret tags for opgavens omfang og vigtighed. Du kan også tildele opgaven til bestemte teammedlemmer. Når en opgave er tildelt et teammedlem, får de besked via e-mail. Alle teammedlemmer kan få adgang til opgavetavlen for at få et overblik over deres flow, og de kan filtrere for at se, hvilke opgaver der i øjeblikket er tildelt dem. På den måde er det nemt at holde alle opdateret.
Læs mere om hvordan HUS Arkitekter bruger mindre tid på projektledelse ved at bruge Moment
