Stort arbete bakom valet av nytt projektsystem

I två decennier har White Arkitekter använt samma system för sin projekthantering. Under denna tid har mycket hunnit hända i verksamheten, inte minst en internationell expansion. Projektens karaktär har också ändrats. Även om projekten alltid varit avancerade var de nu ännu större och mer komplexa. White behövde därför hitta en lösning som kunde matcha de nya förutsättningarna, och ge bättre stöd i deras arbetet – Nu, och i deras fortsatt tillväxt.

Vi har pratat med Peter Leuchovius, CIO på White Arkitekter om deras resa för att välja nytt system.  

Att byta system är för de flesta ett stort projekt. Och arbetet med att utvärdera potentiella nya system blir extra tidskrävande för de stora bolagen. Förslag ska hittas, upphandlingar göras och detaljer redas ut. Det är en lång urvalsprocess som ska säkerställa att man tar rätt beslut. Arbetet började i ett urval av system från flera olika kategorier: 

• ERP system – Helhetslösning
• Nischade affärssystem
• PSA system – Projektfokuserade lösningar 

På listan hamnade totalt 9 alternativ. Whites önskan i starten var att en från gruppen helhetslösningar skulle passa, men de insåg snart att det som erbjöds där inte var den bästa lösningen för dem. De letade vidare och slutligen landade de på ett alternativ i den projektfokuserade gruppen – Milient.  

“Vi ville hitta en leverantör som vi kunde växa med och som satte projektledarna i fokus.” säger Peter Leuchovius, CIO på White Arkitekter. 

Utöver den potential och rika funktionalitet som White såg i Milients lösning fanns det fler faktorer som vägde tungt. Bland anledningarna till att de fastnade för denna lösning fanns de lyhörda och kompetenta personerna som de var i kontakt med. Att även se att Milients fokus låg på arkitektbranschen och att andra arkitekter, så som Snøhetta, redan använde lösningen byggde på trovärdigheten ytterligare.  

En annan punkt som möjliggjorde valet var integrationsmöjligheterna. Vilket tillåter White att fortsätta bygga vidare på sin lösning, som komplement till projekthanteringen i deras system Moment by Milient. 

“Vi har stora förhoppningar på att Moment kommer vara det system som hjälper oss utvecklas de kommande åren. Milient är ett lyhört företag som vill utveckla sin produkt tillsammans med kunderna, vilket vi uppskattar.” säger Peter Leuchovius. 

Nu pågår planerna inför uppstarten och White Arkitekter ser fram emot att komma igång med sitt nya system.  

Sammanfattningsvis kan vi koka ner detta till några punkter som kan vara användbara för dig som går i tankarna att hitta ett nytt system. 

• Sätt tydliga mål för vad du vill uppnå med din nya systemlösning och vad som krävs för att nå dessa.  
• Tänk på att projektledaren inte har samma behov som någon på ekonomiavdelningen. Så ta med representanter från de avdelningar som ska arbeta i systemet för att säkerställa att ni inte missar viktiga aspekter när alternativ utvärderas.
• Var öppen för att man ibland hittar den bästa lösningen där man inte förväntar sig.