Stora projekt har alltid varit komplexa. Men dagens arkitekt- och ingenjörsverksamheter står inför en ny verklighet: ständig förändring.
Förseningar i planeringen, pausade projekt, ändrade projektomfattningar, pressade arvoden och resursbrist är inte längre enstaka störningar. De blir i allt högre grad en naturlig del av vardagen.
Under ett webbinarium som nyligen arrangerades av RIBAJ (Royal Institute of British Architects) i samarbete med Milient diskuterade branschexperter hur verksamheter kan bygga större motståndskraft, få bättre överblick och minska tiden från förändring till beslut när projekten växer.
Ett budskap återkom genom hela webbinariet:
“Frågan är inte om förändringar kommer att inträffa, utan hur väl förberedd organisationen är när de gör det.”
- Jules Olivier
Diskussionen samlade perspektiv från mjukvaruutveckling, verksamhetsledning och forskning inom projektledning. Slutsatsen var tydlig: att lyckas skala upp handlar inte längre bara om att vinna större projekt. Det handlar om att bygga organisationer som är rustade för att anpassa sig när förutsättningarna förändras.
Enligt Jules Olivier arbetar många verksamheter i dag i en miljö där projektpauser och förseningar är något man förväntar sig – snarare än undantag.
Projekt blir allt oftare:
Tillsammans med kraven kopplade till Gateway 2, längre projekttider och fortsatt ekonomisk osäkerhet får detta följdeffekter inom flera områden:
I stället för att försöka eliminera all osäkerhet behöver verksamheter bli bättre på att reagera snabbt när förutsättningarna förändras.
Som Jules Olivier uttryckte det:
“Projekt kommer att pausas. Projektomfattningar kommer att förändras. Det verkliga problemet är när organisationen reagerar för långsamt.”
Professor Jennifer Whyte förstärkte samma budskap utifrån forskning om projektledning och organisatorisk motståndskraft. Hon beskrev projekt som något som alltid är inriktat mot framtiden och som genomförs i en miljö präglad av osäkerhet, teknisk utveckling och förändrade krav från olika intressenter.
Hon jämförde projektledning med räddningstjänstens arbete:
“Man går inte till jobbet och hoppas att det ska börja brinna, men man måste vara förberedd om det händer.”
Ett av webbinariets tydligaste teman var de utmaningar som uppstår när resursplaneringen blir reaktiv.
När projekt plötsligt ändrar riktning behöver många verksamheter snabbt fördela om resurser – ofta utan en fullständig bild av:
Jules Olivier beskrev hur detta ofta leder till det han kallar "resursförvrängning", där medarbetare i praktiken blir stående i vänteläge medan verksamheten inväntar besked om projektets tidsplan eller nödvändiga godkännanden.
Konsekvenserna blir ofta:
Ett återkommande tema under webbinariet var att många verksamheter egentligen inte har brist på planering – de har brist på rätt beslutsunderlag.
När projekt-, resurs- och ekonomidata finns i olika system blir det svårt att snabbt skapa sig en helhetsbild och fatta välgrundade beslut när förutsättningarna förändras.
Lösningar som Milient Project Flow är utvecklade för att samla projekt-, resurs- och verksamhetsdata på ett ställe. Det gör det enklare att agera snabbt när tidsplaner förändras, resursbehov skiftar eller de kommersiella förutsättningarna ändras.
En fråga återkom gång på gång under webbinariet: ledtiden från förändring till beslut.
När projektplanering, resurshantering och ekonomisk information finns utspridd i flera olika system blir det svårt för ledningen att snabbt få en samlad bild av verksamheten och agera i tid.
Med en sammanhållen överblick blir det lättare att:
Som Jules Olivier uttryckte det:
“Det handlar inte om att eliminera osäkerhet. Det handlar om att minska tiden mellan att en förändring uppstår och att organisationen kan agera.”
Jennifer Whyte betonade också vikten av överblick i komplexa projektmiljöer, särskilt när många intressenter, system och styrningsmodeller samverkar.
Hon hänvisade till ett uttryck från sin tid inom systemintegration:
“Byggnader läcker i gränssnitten mellan kontrakten. ”
Poängen var att operativa problem sällan uppstår på grund av ett enskilt misstag. De uppstår oftare när team arbetar isolerat, processer är fragmenterade och kommunikationen mellan olika delar av projektet brister.
Ett sammanhållet system för projektstyrning kan hjälpa verksamheter att:
Ett av webbinariets tydligaste budskap var att motståndskraft inte uppstår av sig själv. Den behöver byggas in i organisationen på ett medvetet sätt.
Jennifer Whyte uppmanade verksamheter att inte bara fokusera på att utforma byggnader, utan också på att skapa organisationer som kan hantera osäkerhet och komplexitet.
Det innebär bland annat att:
Hon lyfte också fram begreppet "socialiserat ledarskap", som bygger på insikten att ledarskap och beslutsfattande inte längre kan vila på en enda person när projekten blir allt mer komplexa.
När projekten växer:
En av webbinariets mest konkreta delar kom från Rohan Kempadoo på John McAslan + Partners, som berättade om erfarenheterna av att snabbt skala upp verksamheten när tidsplanen för ett större projekt plötsligt förändrades.
Projektet var ursprungligen planerat att genomföras i etapper. När tidsplanen kortades ned behövde flera stora projektfaser i stället genomföras parallellt.
Konsekvensen blev en snabb expansion.
På bara tio månader växte verksamheten från 42 till 82 medarbetare.
Den snabba tillväxten skapade omedelbart ett ökat tryck inom flera områden:
Enbart onboardingarbetet tog mer än 112 timmar i anspråk.
Det kanske mest intressanta var att många av utmaningarna inte handlade om projektering eller design, utan om den dagliga verksamheten.
Bland annat uppstod frågor kring:
En av de mest tänkvärda slutsatserna var vikten av att hålla fast vid etablerade arbetssätt, även när tempot ökar.
Som Rohan Kempadoo uttryckte det:
“Man kan komprimera tidplaner, men inte kvalitetskrav ”
Samtalet visade också hur snabbt företagskulturen kan förändras under en period av snabb tillväxt om onboarding, integration och kommunikation inte prioriteras.
Diskussionen under webbinariet gjorde också tydligt att de här utmaningarna inte är begränsade till större verksamheter.
För ensamkonsulter och mindre arkitekt- och ingenjörskontor kan det vara minst lika utmanande att växa, särskilt när mycket av den operativa kunskapen finns samlad hos en enda person.
Jules Olivier delade en av webbinariets mest tänkvärda reflektioner:
“Rent psykologiskt behöver man sluta se sig själv som en oändlig resurs ”
I stället uppmuntrade han mindre verksamheter att skapa en stabil grund genom att:
Enligt honom kan även en relativt enkel struktur för planering och uppföljning skapa bättre förutsättningar för en hållbar tillväxt över tid.
Jennifer Whyte betonade också värdet av samarbete mellan olika verksamheter. Genom att bygga starka nätverk och samarbeta med andra kan mindre kontor ta sig an större och mer komplexa projekt, utan att behöva växa i samma takt internt.
Webbinariet gjorde det tydligt att den ökade osäkerheten i projekt inte längre är ett tillfälligt fenomen för arkitekt- och ingenjörsverksamheter. Den har blivit en naturlig del av branschens vardag.
De verksamheter som står starkast rustade för framtiden är inte nödvändigtvis de som lyckas undvika störningar. Det är de som kan:
När projekten blir mer komplexa och förutsättningarna förändras allt snabbare blir förberedelser, god överblick och ett proaktivt arbetssätt avgörande för att skapa motståndskraft.
Som Rohan Kempadoo sammanfattade det:
“Motståndskraft skapas genom att vara förberedd.”
Vill du se mer innehåll som detta? Följ Milient: