Ingen tycker att det är särskilt roligt att hantera utlägg och reseräkningar. Vi har alla rotat igenom våra väskor och fickor för att hitta skrynkliga kvitton från månader tillbaka. Det tar tid, och det är lätt att glömma.
Lyckligtvis har digitala lösningar gjort det mycket enklare att registrera utlägg, men fram tills nu har det varit ett krav att företaget också ska ta hand om papperskvittot. Det kan bli ändring på det nu.
Enligt gällande bokföringsregler ska företag spara papperskvitton och annan bokföringsinformation i upp till tre år. Att arkivera pappersmaterial som oavsett även finns digitalt upplevs som gammaldags. I ett nytt förslag från regeringen tas kravet på att lagra papper bort.
Går förslaget igenom kan du slänga papperskvitton och fakturor, så länge de lagras digitalt. De nya reglerna föreslås träda i kraft den 1 juli 2024, och kommer enligt regeringen att spara svenska företag 3,9 miljarder kronor per år (extern länk: Regeringen.se).
På Milient har vi bland annat tagit fram en lösning som gör det superenkelt för både anställda, ledning och revisor att hantera utlägg och reseräkningar. När du har ett utlägg tar du helt enkelt en bild på kvittot med din mobiltelefon, och skickar utlägget direkt in i projektsystemet. När utlägget har lämnats in godkänner chefen/eller annan ansvarig utlägget och därefter kan det gå vidare till redovisningssystemet. Det blir inte lättare! Och om det nya lagförslaget godkänns kan du slänga papperskvittot.
Samtliga Milients lösningar för tidrapportering kan hantera digitala utlägg, läs mer om utläggshantering här eller prata med en av våra experter.