Sådan sparer arkitektfirmaer tid på administration | Milient

For mange tegnestuer betyder det, at marginerne presses, projekterne forsinkes, og medarbejderne oplever stress. Vi har samlet seks konkrete tips, baseret på vores erfaring med arkitektfirmaer i hele Norden, som kan hjælpe med at reducere administration og give mere tid til arkitektur og kunder.

1. Vælg ét system designet til arkitekter

Når information ligger spredt i Excel-ark, mails og personlige mapper, går timerne hurtigt tabt. Samtidig opstår der fejl og dobbeltarbejde, når de samme data tastes ind flere steder.

Løsningen er at samle det hele i ét system – men ikke hvilket som helst system. Det skal være bygget til arkitektfirmaers behov. Det betyder funktioner som:

• honorar- og tilbudsmodeller
• timeregistrering
• bemandingsplaner
• faktureringsplaner
• integrationer til bogføringssystemer

"Vi bruger 50% mindre tid på vores faktureringsproces"

Kari Liljebäck, Administrationschef hos HLM Arkitekter 

2. Følg lønsomheden, mens projektet kører

Mange problemer opdages først, når et projekt er afsluttet – og så er det for sent at rette op. Men med indsigt undervejs kan du styre i tide.

Når du følger realtidsdata for timer og økonomi, kan du se, om et projekt er på vej ud af kurs, inden det bliver kritisk. Måske kræver det flere ressourcer, måske en afklaring med kunden. Samtidig kan du sammenligne på tværs: Hvilke sektorer, projekttyper eller kunder giver overskud, og hvor glider det ofte skævt?

Den viden er uvurderlig, når du skal beslutte, hvilke opgaver tegnestuen skal satse på fremover.

3. Fakturér hurtigt og konsekvent

Forsinket fakturering er en af de største tidstyve – og det rammer kontant flowet direkte. Mange venter til månedens udgang eller endnu længere, selvom arbejdet allerede er leveret.

Ved at fakturere så snart en milepæl er nået, undgår du unødigt ventetid på penge, der allerede er tjent. Gør det til en rutine at:

• sende fakturaer straks ved opgavernes afslutning,
• forkorte betalingsfrister,
• have en klar proces for opfølgning på debitorer.

Det giver en mere stabil økonomi og frigør både tid og bekymringer. Læs vores blogindlæg for at få konkrete råd til, hvordan du optimerer dine faktureringsrutiner.

4. Sammenlign planlagte og faktiske timer

Arkitekturprojekter har det med at vokse i omfang. Små ændringer, ekstra møder og tilføjelser gør hurtigt et overslag urealistisk. Derfor er det afgørende at registrere timer konsekvent.

Når du kan sammenligne de planlagte timer med de faktiske, får du et reelt billede af, hvordan projekterne performer. Hvis en type opgave altid kræver 20 % mere tid end forventet, kan du justere prissætning og planlægning fremover.

Timerne bliver dermed ikke kun dokumentation, men et aktivt værktøj til at forbedre både fremtidige tilbud og dialogen med kunderne.

5. Planlæg med både korte og lange tidshorisonter

En ugeplan giver medarbejderen ro, men uden et længere perspektiv mister ledelsen overblikket. Den gode plan viser både, hvad der skal løses her og nu, og hvordan ressourcerne ser ud måneder frem.

Med et langt nok perspektiv kan du:

• fordele arbejdet, så ingen brænder ud,
• undgå perioder med stilstand,
• se klart, hvornår det er nødvendigt at ansætte – eller hvor der er luft i kapaciteten.

Planlægning er altså ikke kun kalenderstyring. Det er et værktøj til at skabe bæredygtige rammer for både projekter og mennesker.

6. Gør rapportering til en styrke i hverdagen

Rapportering er ofte en pligtøvelse, som ingen ser frem til. Timer bruges på at samle data manuelt, og tallene er sjældent helt pålidelige.

Når rapporterne automatiseres, vendes det på hovedet:

• projektstatus og udnyttelse kan hentes frem på få sekunder
• økonomiske nøgletal er altid opdaterede
• ledelsen kan handle på data, mens det stadig giver mening