Tips för en bättre projektekonomi

 – utan att tappa fokus på arkitekturen

När marknaden förändras och projekten blir färre är det viktigare än någonsin att ha koll på ekonomin. För många arkitektföretag är det dock just den delen som känns minst inspirerande – man vill ju skapa byggnader, inte budgetar.  

Men projektekonomi handlar inte om att jaga siffror. Det handlar om trygghet: att veta hur projekten faktiskt går, kunna planera framåt och undvika obehagliga överraskningar. Att ha kontroll på detta och ha tydliga processer sparar dig dessutom tid så att du kan fortsätta fokusera på arkitekturen.  

Här går vi igenom hur du kan arbeta mer strukturerat för att undvika de vanligaste fallgroparna – och skapa bättre kontroll över både projekt och ekonomi.  

"Vi lägger 50% mindre tid på vår fakturering"
Kari Liljebäck | Administrationsansvarig på HLM Arkitektur 

1. Få kontroll på kassaflödet

Ett stabilt kassaflöde är grunden för alla framgångsrika företag. Utan överblick kan även lönsamma projekt orsaka stress och likviditetsproblem. Börja med att skapa tydliga rutiner för uppföljning: 

• Hur mycket tid och resurser har lagts hittills? 

• Vilka kostnader är registrerade men inte fakturerade? 

• När förväntas nästa inbetalning? 

Med Milient får du smarta verktyg som hjälper dig att enkelt följa hur projekten utvecklas. Det underlättar hanteringen av projektekonomin så att du kan fokusera din tid på design och arkitektur utan att förlora kontrollen. 

2. Ta kontroll över små förändringar innan de växer 

Små tillägg, justeringar och extra timmar känns ofta obetydliga, men kan snabbt leda till stora avvikelser i planen. Genom att dokumentera och värdera förändringar i realtid behåller du kontrollen och kan undvika obetalda timmar eller urholkad lönsamhet. 

• Skapa tydliga rutiner för hur ändringar godkänns och registreras 

• Följ upp tid mot budget varje vecka 

• Kommunicera tidigt med kund när projektets omfattning förändras

3. Använd rätt data för att ta rätt beslut 

Felaktiga beslut uppstår ofta när underlaget är ofullständigt. Genom att arbeta med aktuell och korrekt projektdata kan du styra verksamheten med större säkerhet. 
Till exempel: 

• Jämför planerad tid med faktisk tid löpande. 

• Analysera projekt som gått bättre eller sämre än förväntat. 

• Låt data visa var det finns potential för förbättring. 

Verktyg som kopplar ihop tidrapportering, projekthantering och fakturering ger den överblick som krävs för att fatta beslut baserat på fakta – inte magkänsla. 

4. Bygg en ekonomisk kultur som stödjer det kreativa arbetet 

Ekonomi och kreativitet behöver inte stå i motsats till varandra – tvärtom. En tydlig struktur och bra processer skapar trygghet, vilket ger mer utrymme för det kreativa. 

När alla i teamet förstår hur deras tid påverkar projektets resultat, ökar också engagemanget. Det gör det lättare att prioritera rätt, säga nej till olönsamma uppdrag och lägga fokus där det gör störst skillnad, både för arkitekturen och för ekonomin. 

En viktig grund för detta är: 

• Ha tydliga, enkla rutiner för tidrapportering 

• Gör ekonomisk uppföljning till en naturlig del av projekten 

• Fira framgångar 

Men att lyckas med projektekonomi handlar inte bara om rutiner, utan även om verktyg som hjälper dig utföra dem. Med rätt lösningen får du bättre kontroll, högre lönsamhet och mer tid till det som betyder mest: att skapa arkitektur. Boka ett möte för att se hur Milient skulle fungera för just er verksamhet. 

Vill du täppa till inkomstläckorna i dina projekt? 

Små felsteg och dolda kostnader kan lätt äta upp lönsamheten – särskilt när marginalerna är små. 

I vår kostnadsfria guide “Hitta inkomsttjuvarna och förbättra resultatet” får du praktiska tips på hur du identifierar var pengarna försvinner, synliggör förbättringspotential och hur du kan stärka företagets ekonomi utan att arbeta mer.