För arkitektkontor är tid den mest värdefulla resursen – och den som alltid verkar ta slut först.
Arkitekter balanserar designarbete, kundmöten och deadlines, samtidigt som de hanterar omfattande administrativt arbete och projektkoordinering. En stor del av de förlorade timmarna kommer från repetitiva administrativa uppgifter: kalkylblad, mejl och manuell resursplanering som dränerar produktiviteten. Vid ändringar utanför ursprunglig beställning, när projekt växer utan tydliga överenskommelser kring tid och arvoden, förvärrars situationen. Utan insyn i budget och projektstatus upptäcker team ofta problemen för sent, och verktyg som inte är integrerade leder bara till dubbelt arbete.
Detta är inte bara ett litet irritationsmoment, det är ett branschomfattande problem.
Undersökningar från Norden visar att arkitektkontor arbetar med mycket pressade marginaler. Bland annat visar siffror från Danmark att många små och medelstora kontor har marginaler på endast 4–5 %.
Andra internationella undersökningar pekar på samma mönster: branschorganisationen RIBA i Storbritannien har visat att 90 % av arkitekterna arbetar utöver avtalad arbetstid – i genomsnitt 44 timmar i veckan jämfört med kontraktets 37,5 – och två av tre får inte betalt för övertiden. Mer än hälften uppger att arbetssituationen påverkar deras välmående negativt.
Utmaningen är tydlig: timmar som borde gå till arkitektur och kunder försvinner i administration, rapportering och manuell uppföljning. För små och medelstora kontor, där samma personer ofta bär flera roller, blir konsekvenserna extra påtagliga.
Därför handlar det inte om att springa fortare – utan om att använda tiden smartare. På Milient har vi arbetat nära arkitektkontor över hela Norden och sett samma utmaningar gång på gång: tid försvinner i administration, och marginalerna pressas. Baserat på dessa erfarenheter har vi sammanställt sex tips som kan hjälpa arkitektkontor att få bättre kontroll, stärka lönsamheten – och frigöra mer tid till arkitektur och kunder.
Tidigare i år intervjuade vi vår kund Stephen George + Partners LLP om hur de sparat sin tid för att öka lönsamheten. Se inspelningen från webinaret
När informationen är spridd i Excel-ark, mejl och personliga mappar försvinner timmarna snabbt. Samtidigt ökar risken för fel och mängden dubbelarbete.
Genom att samla projektstyrningen i ett enda system – anpassat efter arkitektkontors behov – får du bättre kontroll. Systemet bör inkludera funktioner som offert- och resursplanering, tidrapportering, fakturering samt integrationer mot ekonomi- och bokföringssystem. Med automatiska rapporter och dashboards får du snabb insikt utan att behöva gräva i kalkylblad.
Många upptäcker först vid projektets slut att de har lagt mer tid än planerat – då är det för sent att justera. Med kontinuerlig insikt i timmar och ekonomi kan du fånga upp problem i ett tidigt skede. Om du ser att ett projekt går över budget halvvägs kan du agera innan det blir kritiskt. På sikt ger detta värdefull kunskap om vilka projekttyper och kunder som faktiskt är lönsamma – och vilka som äter upp marginalerna.
Försenad fakturering är en dold tidstjuv som påverkar likviditeten negativt. Många väntar till slutet av månaden – eller ännu längre – trots att arbetet redan är levererat. Gör det till en vana att fakturera så snart milstolpar har nåtts, och sätt rutiner för kortare betalningsvillkor och uppföljning av obetalda fakturor. Det ger en stabilare ekonomi och mindre tid som går åt till påminnelser.
Projekt tenderar att växa i omfattning, och små ändringar kan snabbt ta mycket tid. Därför är det viktigt att registrera timmar regelbundet och jämföra planerad och faktisk tidsåtgång. Då ser du om dina uppskattningar håller, och du får ett bättre underlag för framtida offerter. Det ger även tydlig dokumentation gentemot kunden kring vilket arbete som har utförts.
En veckoplan fungerar för varje medarbetare, men kontoret behöver också ett långsiktigt perspektiv. Genom att se kapaciteten flera månader framåt undviker du både överbelastning och perioder med låg beläggning. Det ger dig bättre kontroll över bemanningsbehovet och säkerställer att teamet har rätt resurser vid rätt tidpunkt.
Genom att samla allt i ett system får du dessutom tillgång till bättre och mer lättillgängligt underlag som hjälper dig ta välgrundade beslut. Så att du kan använda fakta som grund istället för att förlita dig på magkänsla.
Kari Liljebäck, Administrationsansvarig på HLM Architects